Pages

Subscribe

Thứ Sáu, 24 tháng 7, 2009

7 mẹo nhỏ trong Word 2007

Với nhiều người dùng, Word 2007 là một phần mềm “khó dùng” vì giao diện rất khác so với các phiên bản trước. Một số mẹo nhỏ sau sẽ giúp bạn làm việc dễ dàng hơn.

1. Tạo nhanh một hoặc nhiều dòng ngẫu nhiên

Nhằm phục vụ cho việc tạo ra một dòng, một trang hay nhiều trang trong word để có thể kiểm tra việc in ấn dễ dàng. Chúng ta có thể nhập vào dòng công thức sau: =lorem() thì mặc định với 3 đoạn, 6 dòng hoặc =lorem(số đoạn cần in ra, số dòng trên mỗi đoạn). Bên cạnh đó bạn có thể dùng lệnh rank với cú pháp tương tự như lệnh lorem

2. Tạo bảng bằng phím

Bằng sự kết hợp giữa phím “+” và “–”, phím Enter và phím Tab trên bàn phím, chúng ta có thể dễ dàng và nhanh chóng tạo ra các bảng tính. Giả sử, bạn cần tạo một bảng tính 4 cột và có 4 dòng, bạn thực hiện như sau: Đầu tiên bạn nhấn +----+----+-------------+---------+ sau đó nhấn Enter ở cuối dòng. Một bảng tính được xuất hiện, tiếp theo, bạn đặt con trỏ chuột ở cột cuối cùng và nhấn Tab, một dòng mới sẽ xuất hiện. Độ rộng của bảng tính chính bằng số dấu “-” mà bạn đã nhấn lúc tạo bảng. Tuy nhiên bạn có thể thay đổi độ rộng này khi nhập liệu.

3. Tạo đường kẻ

Để tạo nhanh các đường kẽ ngang của một trang tài liệu, bạn chỉ cần sử dụng các đặc biệt có trên bàn phím. Các phím -, =, *, #,~ khi được nhấn tương ứng từ 3 phím mỗi loại trở lên sẽ tạo ra đường kẻ đơn, đôi, ba, đường chấm đứt nét và đường dzíc dzắc. Khi đó bạn không cần phải vào danh mục trên Ribbon để thực hiện. Ví dụ để tạo đường kẽ đôi, bạn chỉ cần nhấn === và nhấn enter là xong.

4. Di chuyển nhanh trong bảng tính

Để di chuyển giữa các dòng trong bảng tính được nhanh chóng, bạn đặt con trỏ đúng vào dòng cần di chuyển và nhấn tổ hợp phím Alt + Shift + và mũi tên lên/xuống.

5. Bỏ tính năng tự động SuperScript

Thông thường, khi bạn gõ vào ngày theo kiểu anh hoặc những ký tự tương tự như 1st, 2nd,...,7th,…thì Word sẽ tự động SuperScript ký tự đó thành 1st, 2nd, …,7th,….Nếu bạn không muốn vậy, sau khi gõ xong mỗi cụm ký tự, bạn nhấn Ctrl +Z để Word bỏ áp dụng thiết đặt đối với cụm ký tự đó. Nếu bạn muốn áp dụng đối với toàn bộ các cụm ký tự cho văn bản thì bạn hãy vào biểu tượng Office ở góc trên – bên trái, sau đó chọn Word Options. Tiếp theo bạn chọn mục Proofing và chọn AutoCorrect Options. Trong cửa sổ AutoCorrect bạn chọn tab AutoFormat As You Type và check bỏ mục chọn Ordials(1st) with superscript như hình.

6. Copy định dạng bảng tính

Bạn vừa định dạng một ô trong bảng tính và có nhiều ô cần bạn định dạng giống như vậy. Bạn có thể di chuyển chuột để sử dụng chức năng Format Painter, nhưng điều đó sẽ tốn nhiều thời gian. Hãy định dạng một ô trong số những ô bạn cần định dạng và di chuyển chuột đến một vị trí cần sao chép định dạng, quét khối ô này và nhấn F4. Thế là định dạng mới sẽ được thiết đặt.

7. Tô khối nhanh một cột trong bảng tính

Nếu bạn muốn quét khối nhanh một cột trong một bảng tính với nhiều dòng, bạn chỉ cần nhấn giữ phím Shift và sau đó click vào vị trí bất kỳ nào đó trên cột cần thao tác là xong.

Theo ICTNews

Đóng một tài liệu Word 2007

Nếu bạn là người dùng Word 2007 rồi thì bạn sẽ thấy hiện tượng này. Trong các phiên bản trước đây của Word, bạn có thể đóng tài liệu hiện hành bằng cách kích vào dấu “X” của nó, tuy nhiên trong Word 2007, hành động đó sẽ đóng cả chương trình Word. Vậy cách đóng một tài liệu hiện hành mà không phải đóng toàn bộ chương trình lại như thế nào? Hãy xem hướng dẫn trong bài mà chúng tôi giới thiệu cho các bạn.

Có hai tùy chọn. Đầu tiên, bạn có thể cung cấp cho mỗi một tài liệu một dấu “X” nhỏ của nó, giống như trong Word 2003. Đây là cách thực hiện phương pháp đó:

1. Tối thiểu một tài liệu mở, kích Office Button, sau đó là Advanced Options.

2. Kích Advanced, sau đó tìm đến phần Display.

3. Xóa hộp kiểm bên cạnh Show all windows in the Taskbar.

4. Kích OK để kết thúc và thoát.

Hãy kiểm tra vào góc phải phía trên và bạn sẽ tấy rằng tài liệu hiện hành có dấu “X” của riêng nó. Kích vào nó để đóng tài liệu này trong khi vẫn để mở Word đó.

Vấn đề ở đây là rằng không có một cách nào dễ dàng để chuyển đổi giữa nhiều tài liệu đang mở! Bạn phải kích vào tab View, sau đó Switch Windows và sao đó kích vào tài liệu mà bạn muốn đưa đến forefront.

Thay vì tất cả các thao tác đó, có một cách khác mà bạn chỉ cần nhớ shortcut bàn phím, Ctrl-WCtrl-F4 sẽ đóng cửa sổ hiện hành mà không đóng Word.

Văn Linh (Theo PCworld)

6 cách chuyển đổi tập tin trình chiếu từ PowerPoint sang Flash

Có rất nhiều lợi ích khi chuyển đổi (convert) tập tin từ định dạng gốc của PowerPoint sang Flash, chẳng hạn dễ truy cập trên mạng, khả năng tương tích tốt hơn với nhiều ứng dụng khác, kích thước tập tin giảm, với âm thanh tích hợp sẵn sàng cho việc chia sẻ, email, trình chiếu trên mạng và đảm bảo an toàn dữ liệu. Sau đây là 6 cách chuyển đổi từ tập tin PPT sang SWF.

1. Chuyển đổi từ PowerPoint sang Flash với Wondershare

Wondershare PowerPoint to Flash là một add-in dành cho PowerPoint có thể chuyển đổi định dạng ppt sang Flash với 1 cú nhấp chuột. Các bước thực hiện:

1. Tải Wondershare PowerPoint to Flash và cài trên máy. 

2. Chạy chương trình, nhập tập tin ppt bạn muốn chuyển đổi. 

3. Nhấp Publish để chuyển đổi sang Flash.

Ưu điểm: Giữ nguyên các hiệu ứng động, siêu liên kết, các đối tượng đa phươg tiện sau khi chuyển đổi. Ngoài ra, kích thước tập tin giảm tới 90%. Tải Wondershare PowerPoint to Flash về tại đây.

2. Chuyển đổi từ PowerPoint sang Flash với OpenOffice

1. Chạy OpenOffice.org Impress. 

2. Chọn File -> Open, mở tập tin PowerPoint muốn chuyển đổi sang flash. 

3. Nhấp File -> Export

4. Chọn Macromedia Flash (SWF) (.swf) trong hộp Filter. Nhấp OK.

Điểm hạn chế: Ảnh động, hiệu ứng, các tập tin đa phương tiện sẽ biến mất sau khi chuyển đổi. Đây là giải pháp dành cho các tập tin trình chiếu có nội dung tĩnh.

3. Chuyển đổi từ PowerPoint sang Flash với Adobe Flash

1. Lưu tập tin PowerPoint thành dạng WMF. 

Mở Office -> Save As -> Other Formats, chọn Windows Metafile (*.WMF) tại menu sổ xuống các lựa chọn định dạng, nhấp Save. Sau đó nhấp nút Every Slide trên thông báo pop-up hiện ra. 

2. Nhập tập tin WMF vào Flash. 

3. Xuất tập tin FLA sang SWF. 

Xem chi tiết tại đây.

Hạn chế: Quá phức tạp và các hiệu ứng sẽ biến mất sau khi chuyển đổi.

4. Chuyển đổi từ PowerPoint sang Flash qua các công cụ trực tuyến

Zamzar là một ứng dụng web hỗ trợ chuyển đổi tập tin khá hữu dụng. Người dùng có thể nhập địa chỉ URL hoặc tải tập tin lên máy chủ, Zambar sẽ chuyển đổi sang những định sạng mong muốn. Bạn có thể tải tập tin ppt, sau đó chọn swf, nhập địa chỉ email. Sau khi Zamzar hoàn tất, bạn chỉ cần vào mail tải tập tin đã chuyển đổi theo địa chỉ URL được cung cấp.

Hạn chế: Việc chuyển đổi đôi khi bị hỏng, dung lượng tập tin vừa phải và hầu hết các hiệu ứng đều biến mất.

5. Chuyển đổi từ PowerPoint sang Flash với các dịch vụ chia sẻ ppt

Slideshare.net, slideboom.com, authorstream.com là một số địa chỉ chia sẻ các tập tin ppt khá đông người dùng. Bạn có thể tải tập tin trình chiếu của mình tới trang các trang web này, sau đó nhà cung cấp dịch vụ sẽ tự động chuyển sang tập tin định dạng flash cho bạn và chia sẻ trên web.

Hạn chế: Bạn không thể tải tập tin Flash về máy nếu không có các công cụ chuyên biệt và kĩ năng cần thiết. Tuy nhiên, đây là địa chỉ lí tưởng để chia sẻ ppt qua mạng.

6. Chuyển đổi tập tin từ PowerPoint sang Flash với công cụ ghi màn hình

Tải và cài đặt Camtasia trên máy sau đó thực hiện các bước sau: 

1. Lưu tập tin PPT thành PPS. 

2. Đặt Camtasia để ghi toàn bộ màn hình khi trình chiếu 

3. Chạy tập tin PowerPoint định dạng PPS và nhấp F9 để bắt đầu ghi.

4. Khi tới slide trống, nhấp F10 để Camtasia Recorder ngừng ghi. Bạn sẽ được nhắc lưu lại sau khi hoàn tất. 

5. Lưu tập tin vừa ghi hình với định dạng SWF.

Hạn chế: Có thể khiến bạn mất thời gian, nhất là khi tập tin có nhiều slide.

Tất cả các phương án trên đều có thể áp dụng, tuỳ vào điều kiện và nhu cầu của người dùng. Tuy nhiên, xét tổng thể, có thể coi Wondershare PowerPoint to Flash hoặc cách ghi màn hình bằng Camtasia là những lựa chọn đáng giá hơn cả, khi chúng cho phép bảo lưu các hiệu ứng, âm thanh, video trên tập tin PPT gốc.

Theo XHTT (Sameshow)

10 điều cần biết về công cụ System Restore của Windows XP

Nếu một ngày chiếc máy tính sử dụng hệ điều hành Windows XP của bạn dở chứng, không thể khởi động được, bạn có thể sử dụng công cụ System Restore để trở lại thời điểm gần nhất máy tính còn hoạt động tốt. Bài viết sau đây sẽ giúp bạn sử dụng công cụ này một cách hiệu quả.

System Restore cho phép bạn đưa máy tính trở lại trạng thái ở thời điểm hoạt động gần nhất nếu như có sự cố xảy ra. Để thực hiện được điều này, System Restore liên tục giám sát hệ thống của bạn. Nếu hệ thống có bất kỳ sự thay đổi đáng kể nào - chẳng hạn như có ứng dụng hoặc driver mới được cài đặt - System Restore sẽ tự động tạo điểm phục hồi (restore point).

Ngoài ra, System Restore cũng tạo điểm phục hồi sau mỗi 24 tiếng. Điểm phục hồi thực chất giống như tấm ảnh chụp lại trạng thái hệ thống, bao gồm những tệp tin hệ thống quan trọng và một phần registry. System Restore duy trì nhiều điểm phục hồi, cho phép bạn có nhiều lựa chọn hơn trong việc khôi phục hệ thống trở lại trạng thái đã lưu giữ trước đó.

Sau đây là 10 điều bạn cần biết để khai thác tối đa công cụ System Restore của Windows XP.

1, Dữ liệu và System Restore

Vì System Restore được mô tả như một công cụ cho phép bạn khôi phục máy tính trở về thời gian trước, thế nên có nhiều người tưởng nhầm rằng họ sẽ mất hết những dữ liệu được tạo sau điểm phục hồi. Tuy nhiên, System Restore không giám sát hoặc lưu giữ nội dung thư mục My Documents hay những tệp tin có phần đuôi mở rộng phổ biến như .doc, .xls, email, lịch sử trình duyệt hoặc ngay cả những tệp tin lưu mật khẩu. Tất cả những dữ liệu đó không hề bị đụng đến và sẽ còn nguyên vẹn khi bạn khôi phục hệ thống.

Lưu ý rằng Desktop không phải thư mục được bảo vệ và tất cả những tệp tin trong đó có thể bị mất trong quá trình phục hồi. Vì thế trước khi bạn tiến hành khôi phục hệ thống, hãy di chuyển những gì quan trọng trong Desktop tới thư mục My Documents.

2, Rút lại quá trình phục hồi

Trong trường hợp bạn tiến hành phục hồi hệ thống nhưng sau đó xác định rằng vấn đề vẫn chưa được giải quyết, bạn hoàn toàn có thể rút lại thao tác trên. Trước tiên bạn chạy System Restore, khi thấy màn hình chào Welcome To System Restore, chọn Undo My Last Restoration, click Next. Trên màn hình Confirm Restoration Undo, click Next. System Restore sẽ trả hệ thống về thời điểm trước khi bạn tiến hành quá trình phục hồi và khởi động lại máy tính. Sau khi máy tính đã khởi động lại, nếu bạn đăng nhập vào Windows và nhìn thấy màn hình System Restore’s Undo Complete có nghĩa là quá trình đã hoàn tất.

3, Chạy System Restore từ dòng lệnh

Nếu máy tính không thể khởi động Windows một cách bình thường, đồng thời cũng không thể vào được giao diện Safe Mode, bạn vẫn có thể khởi chạy System Restore. Đầu tiên khởi động hệ thống bằng tùy chọn Safe Mode With Command Prompt. Sau khi đăng nhập vào hệ thống, gõ dòng lệnh sau:

%systemroot%\system32\restore\rstrui.exe

Nhấn Enter, System Restore sẽ chạy như bình thường. Vậy là bạn có thể tiếp tục thực hiện từng bước để tiến hành phục hồi hệ thống.

4, Xóa bỏ các điểm phục hồi

Theo mặc định, System Restore dành tối đa 12% dung lượng trống của ổ đĩa cứng để lưu trữ các điểm phục hồi. Một khi đã tới hạn tối đa 12%, System Restore sẽ loại bỏ bớt những điểm phục hồi cũ nhất trong cơ sở dữ liệu để dành chỗ cho những điểm mới. Tuy nhiên, đôi khi bạn có nhu cầu chủ động xóa bớt các điểm phục hồi để giải phóng ổ cứng. Thật may, công cụ Disk Cleanup sẽ giúp bạn thực hiện việc đó. Nó cho phép bạn xóa toàn bộ các điểm phục hồi, chỉ để lại một điểm mới nhất.

Khởi chạy Disk Cleanup từ Start - All Programs - Accessories - System Tools. Khi Disk Cleanup đã chạy, chọn thẻ More Options và click nút Cleanup trong phần System Restore rồi xác nhận lại.

5, Kiểm soát dung lượng đĩa cứng System Restore sử dụng

Để vận hành trơn tru, System Restore yêu cầu ổ cứng còn trống tối thiểu 200 MB. Nếu dung lượng trống còn nhiều, System Restore sẽ sử dụng 12% số đó để lưu trữ các điểm phục hồi. Tuy nhiên, System Restore sẵn sàng nhường lại phần dung lượng trống này cho hệ thống nếu cần. Thêm nữa, các điểm phục hồi cũ hơn 90 ngày sẽ tự động bị xóa theo mặc định.

Nếu bạn muốn biết System Restore dành bao nhiêu MB dung lượng ổ cứng để lưu trữ, nhấn tổ hợp phím Windows + Break để mở hộp thoại System Properties. Chọn thẻ System Restore, chọn tiếp ổ cứng từ danh sách Available Drive rồi click nút Settings. Khi hộp thoại Drive Settings xuất hiện, nhìn vào phần Disk Space Usage bạn sẽ thấy con số thể hiện dung lượng ổ cứng tính theo MB mà System Restore dùng để lưu trữ các điểm phục hồi.

Ví dụ, trên hệ thống có ổ cứng 80 GB, 12% dành cho System Restore tương đương gần 9 GB. Nếu bạn cảm thấy System Restore chiếm dụng quá nhiều đĩa trống, hãy dịch thanh trượt sang trái để chỉ định một con số hợp lý hơn.

6, Tự tạo điểm phục hồi

System Restore tự động tạo các điểm phục hồi, tuy nhiên bạn có thể tự tay tạo điểm phục hồi bất cứ lúc nào cần thiết. Đơn giản chỉ cần khởi chạy System Restore sau đó làm tiếp theo hướng dẫn. Nếu bạn muốn tiết kiệm một vài bước nhỏ, hãy đơn giản hóa quá trình khởi chạy bằng cách copy biểu tượng Shorcut của System Restore từ Start - All Programs - Accessories - System Tools ra desktop.

7, Bỏ qua thuật sĩ hướng dẫn

Nếu bạn muốn tự tạo một điểm phục hồi mà không cần phải qua các bước lần lượt theo thuật sĩ hướng dẫn, bạn có thể viết một đoạn VBScript đơn giản để tạo ngay một điểm phục hồi.

Mở Notepad và gõ vào hai dòng lệnh sau:

Set IRP = getobject("winmgmts:\\.\root\default:Systemrestore")
MYRP = IRP.createrestorepoint ("My Restore Point", 0, 100)

Lưu tệp tin với tên MyRestorePoint.vbs. Từ giờ bạn có thể dễ dàng tạo điểm phục hồi bằng cách nhấn đúp vào biểu tượng script vừa tạo. Ngay sau đó, System Restore sẽ chạy ở chế độ nền mà không hiển thị giao diện và tạo một điểm phục hồi có tên My Restore Point.

8, Các bước để tránh khôi phục lại Virus

Nếu bạn biết hệ thống của mình đã nhiễm virus, bạn nên tạm thời tắt ngay System Restore. Nếu không, virus sẽ được lưu trữ cùng với những tệp tin hệ thống trong một điểm phục hồi rồi sau này sẽ trở lại trong quá trình phục hồi.

Để tắt System Restore, nhấn tổ hợp phím Windows + Break. Khi hộp thoại System Properties xuất hiện, chọn thẻ System Restore, đánh dấu ô kiểm Turn Off System Restore rồi click OK. Ngay sau đó bạn sẽ nhận được hộp thoại cảnh báo rằng việc tắt System Restore sẽ khiến toàn bộ các điểm phục hồi cũng bị xóa mất. Click Yes để tiếp tục.

Tới lúc này, bạn có thể dùng các chương trình diệt virus để quét sạch hệ thống. Khi đã diệt virus xong, bạn vào lại thẻ System Restore, bỏ chọn Turn Off System Restore rồi click OK để khởi động System Restore.

9, Vô hiệu hóa System Restore cho ổ lưu trữ dữ liệu

Nếu bạn có thêm vài ổ đĩa cứng kết nối với máy tính, System Restore sẽ tự động thêm chúng vào danh sách ổ đĩa giám sát. Nếu các ổ cứng bổ sung này chỉ dùng để lưu trữ dữ liệu hoặc sao lưu dự phòng thì System Restore không cần thiết phải theo dõi chúng.

Để vô hiệu hóa System Restore cho ổ lưu trữ dữ liệu, nhấn tổ hợp phím Windows + Break. Hộp thoại System Properties xuất hiện, chọn thẻ System Restore. Tiếp đó chọn ổ cứng của bạn từ danh sách Available Drive rồi click nút Settings. Khi hộp thoại Drive Settings xuất hiện, đánh dấu chọn Turn Off System Restore On This Drive rồi click OK. Bạn sẽ nhận được hộp thoại cảnh báo rằng việc tắt System Restore trên ổ này sẽ khiến bạn không thể theo dõi những thay đổi có hại trên nó. Click Yes để tiếp tục. Cuối cùng click OK để đóng hộp thoại System Properties.

10, Xác định dung lượng ổ cứng thực tế System Restore đang sử dụng

Bạn dễ dàng xác định được System Restore có khả năng dùng bao nhiêu MB ổ cứng. Tuy nhiên, thực tế thì System Restore đang sử dụng dung lượng ổ cứng là bao nhiêu? Nếu bạn đang chạy hệ điều hành Windows XP Professional và ổ cứng sử dụng định dạng NTFS, bạn có thể trả lời được câu hỏi trên.

Bạn sẽ khởi đầu bằng việc thực hiện một vài thay đổi từ tài khoản Administrator nhằm cho phép bạn điều tra một thư mục ẩn và được bảo vệ - mang tên System Volume Information - nằm trên thư mục gốc của ổ cứng. Lưu ý rằng thực hiện bất kỳ thay đổi gì trong thư mục System Volume Information cũng sẽ gây hại tới khả năng vận hành của System Restore.

Từ Windows Explorer, chọn Tools - Folder Options để mở hộp thoại Folder Options. Chọn thẻ View, đánh dấu chọn Show Hidden Files And Folders, bỏ chọn Hide Protected Operating System Files rồi click Yes trên hộp thoại cảnh báo. (Nếu hệ thống nằm trong một nhóm làm việc workgroup, bạn cần bỏ chọn cả Use Simple File Sharing.) Click OK để đóng hộp thoại Folder Options.

Bây giờ vào thư mục gốc trên ổ cứng, click chuột phải vào thư mục System Volume Information, chọn Properties, vào thẻ Security. Sau đó, click nút Add, nhập tên tải khoản người dùng của bạn vào hộp thoại Select Users Or Groups rồi click OK hai lần để đóng cả hai hộp thoại.

Tới lúc này, bạn có thể mở thư mục System Volume Information, click chuột phải vào thư mục _restore, chọn Properties. Kiểm tra giá trị Size On Disk để biết chính xác dung lượng thực tế mà System Restore đang sử dụng để lưu trữ các điểm phục hồi. Để đảm bảo tính bảo mật cho các tệp tin của điểm phục hồi, bạn nên xóa tài khoản người dùng của mình khỏi thư mục System Volume Information sau khi đã hoàn tất việc điều tra.

Linh V. (Theo TechRepublic)

Vô hiệu hóa nút Turn off computer trên màn hình Welcome

Mặc định, màn hình đăng nhập của Windows XP có hiển thị một nút Turn off computer. Nút hiển thị này rất thuận tiện trong trường hợp bạn muốn tắt máy tính một cách nhanh chóng. Tuy nhiên cũng có một vài phiền phức bởi nếu ai đó sử dụng nút này tắt máy mà không cần đăng nhập và toàn bộ chương trình bạn đang sử dụng trên máy bị đóng lại. Để ngăn chặn điều này, bạn có thể vô hiệu hóa nút Turn off computer này đi. Bạn vẫn có thể tắt máy nhưng chỉ trừ khi đăng nhập thành công vào một tài khoản nào đó.

Để vô hiệu hóa nút Turn off computer trên màn hình Welcome, thực hiện theo các bước sau

1. Truy cập vào máy tính bằng tài khoản Administrator. Vào Start chọn Control Panel.

2. Kích vào Performance and Maintenance

3. Kích vào phần Administrative Tools

4. Kích đúp vào phần Local Security Policy

5. Mở rộng phần Local Policies bằng cách kích vào dấu cộng bên trái, sau đó chọn Security Options

6. Trong cửa sổ bên phải, kích đúp vào Shutdown: Allow system to be shut down without having to log on

7. Chọn Disabled và sau đó kích OK

Windows XP sẽ tự gỡ bỏ nút Turn off computer trên màn hình Welcome và khi đó sẽ không ai có thể shutdown máy tính mà không truy cập vào tài khoản trên máy.

TH - HT